Innosta ja vaikuta palautteella

Palautteen antaminen on omassa esimiestyökalupakissani vähän kuin terävä veitsisarja kokille – ilman sitä työ ei oikein suju. Miten valmentaa ja ohjata oikeaan suuntaan, jos ei anna jatkuvasti palautetta? Miten motivoida ja kiittää hyvästä työstä ilman palautteen antamista? Miksi negatiivinen palaute jää useilla antamatta?

Positiivisen palautteen antaminen on yleensä helpompaa kuin negatiivisen. Kukapa nyt ei haluaisi kehua toista? Tosin olen itse huomannut sen, että positiivinen palaute ei ole pelkkää kehumista. Onnistunut positiinen palaute rakentuu sen ympärille, että palautteen antaja osoittaa tunnistaneensa työntekijän työpanoksen, johon palaute liittyy. Sen sijaan, että pomo vain kehuisi hyvästyä työstä Mattia, pomon kannattaa kertoa mieluummin, kuinka on huomannut Matin tehneen kovasti töitä ja venynyt, minkä ansiosta hyvään työsuoritukseen päästiin. Tällöin palautteen vaikutus on huomattavasti voimakkaampi, kun Matti huomaa pomon aidosti arvostavan hänen työtään, eikä vain rutiininomaisesti huutele kaukalon laidalta.

Negatiivisen tai rakentavan palautteen antaminen on hieman haasteellisempi juttu, sillä vaarana on palautteen saajan mielen pahoittaminen. Tästä syystä rakentava palaute jää helposti antamatta. Miksi negatiivinen palaute sitten saattaa tuntua ikävältä? Se johtuu usein luottamuksen puutteesta. Jos et luota täysin siihen, että palautteen antaja tarkoittaa parastasi, koet vaistomaisesti, että tämä haluaa tarkoituksella loukata sinua.

Rakentavaan palautteeseen on eräs mainio muistisääntö: hampurilaismalli. Se on kaikista turvallisin tapa antaa rakentavaa palautetta ja sopii erinomaisesti uudelle esimiehelle ennen kuin alaisten luottamus on vielä syventynyt. Malli alkaa päällimmäisestä sämpylän puolikkaasta, joka on positiivinen palaute ensin. Sen jälkeen tulee pihvi eli rakentavan palautteen vuoro. Lopuksi nautitaan alimmainen sämpylän puolikas, joka on myönteinen kokonaisarvio. Kun rakentavan palautteen antaa hampurilaismallin mukaan, mielensä pahoittamisen riski on pieni tai ainakin vähintään hallittu.

Tosin hampurilaismallia on kritisoitu sen teennäisyydestä. Osa ihmisistä kertoo olevansa niin tottuneita siihen, että jäävät odottamaan palautetilanteessa vain hampurilaisen pihviä. He haluaisivat saada rakentavan palautteen mieluummin suoraan ilman pihvin kypsennystä. Lisäksi huolimattomasti viestitty hampurilaispalaute saattaa vesittää tavoitteensa, kun alainen muistaakin nuhteluiden sijasta pelkät kehut. Esimiehen pelisilmän varaan jää siis se, millä tavalla palautteen haluaa antaa. Kun alaiseen on muodostunut luottamussuhde ja on oppinut tuntemaan tämän paremmin, voi hampurilaisen jättää kokonaan pois.

”harjoitus tekee tässäkin asiassa mestarin, joten kannattaa harjoitella palautteen antamista aina kuin mahdollista”

Rakentavaan palautteeseen liittyy myös se nyrkkisääntö, että sen pitää aina liittyä työsuoritukseen tai tekemiseen, ei koskaan henkilön persoonaan. Jos Matti on luonteeltaan hiljainen ja varautunut, on pomon turha kehoittaa Mattia olemaan puheliaampi ja eloisampi, sillä ei Matti omalle persoonalleen mitään mahda. Sen sijaan pomo voi hyvin muistuttaa Mattia siitä, että hyvään käytökseen kuuluu toisten tervehtiminen aamuisin. Palaute kannattaa antaa myös aina välittömästi, kun siihen on aihetta. Huomenna saattaa olla jo myöhäistä, kun tilanne on unohtunut. Itse olen sitä mieltä, että rakentava palaute kannattaa aina antaa kahden kesken, sillä kollegoiden kuulleen negatiivisen palautteen saaminen tuntuu useimmista nöyryyttävältä.

Annettaessa rakentevaa palautetta olen huomannut hyväksi tavaksi aloittaa sanomalla ensin omat havainnot tekemisestä tai työsuorituksesta ja jatkanut kertomalla, mitä vaikutusta sillä on ollut työnlopputulokseen tai muihin ihmisiin. Tämän jälkeen on hyvä hetki pysähtyä ja antaa palautteen saajan kertoa oma näkemyksensä tilanteesta. Parhaimmillaan henkilö oivaltaa itse, miten kehittää tekemistään. Syyllistäminen tai haukkuminen ei kannatta. Välillä käy jopa niin, että palautteen saajalla on ollut esimiehenkin mielestä perusteltu syy poikkeukselliselle toiminnalleen.

Aloittaessani esimiehenä astuin varsinkin kehityskeskusteluissa siihen ansaan, etten ollut valmistellut palautetta riittävän konkreettisin esimerkein. Useat alaiset pääsivät yllättämään minut vastakysymyksellä, milloin tuollaista on muka viimeksi tapahtunut? Totta tosiaan, kun saamme palautetta, haluamme tietenkin tietää, mihin käytännön tilanteeseen se liittyy.

Ytimekäs lopetus: harjoitus tekee tässäkin asiassa mestarin, joten kannattaa harjoitella palautteen antamista aina kuin mahdollista. Ainakin kaikkialla muualla paitsi kotona. 😉

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.