Miksi työyhteisön viestintä on niin vaikeaa?

Jos pitäisi nimetä yksi aihe johtamisessa, josta haluaisin oppia paljon lisää, se olisi työyhteistön sisäinen viestintä. Kuunnellessani palautetta työpaikkojen kehityskohteista ne liittyvät usein tavalla tai toisella viestinnän ongelmiin. Tietoa ei ole saatu riittävästi, se tulee epävirallista reittiä tai kerrottu asia aiheuttaa epäselvyyttä. Puutteelliseksi koettu tieto aiheuttaa luonnollisesti ärtymystä meille kaikille.

Epäselviä viestintätilanteita arvioidessa palautuu aina mieleen, että viestintään tarvitaan vähintään kaksi osapuolta: tiedon lähettäjä ja vastaanottaja. Jotta tieto siirtyy, on lähettäjän muistettava avata suunsa ja vastaanottajan muistettava kuunnella.

Usein viestinnän ongelmat nähdäänkin muualla kuin itsessä. Kun emme ole tietoisia jostain asiasta, näemme syyllisen siinä tahossa, jonka olisi pitänyt asiasta mielestämme kertoa. Samalla meiltä unohtuu oma vastuumme vastaanottaa tietoa. Puhelimen räplääminen palaverissa vie ajatuksen muualle, eikä jaettu tieto siirry omien korvien väliin. Kiireen tunteessa tiedoitusmailin lukeminen on helppo siirtää parempaan aikaan ja niin edelleen.

Toki esimiestenkin on katsottava itse peiliin ja mietittävä, miten kehittää omaa viestintäänsä. Mikäli muutostilanteita johdetaan asiat edellä, viestintä unohtuu kokonaan tai se jätetään kiireessä kirjoitetun, lukijaa rankaisevan, puuduttavan pitkän joukkomeilin varaan.

Insinöörinä uskoin pienen hetken uuden teknologian kohentavan viestinnän tasoa. Aloitettuamme Yammerin käytön yrityksessämme aloimme jakaa mm. osastopalaverien pöytäkirjat sen avulla kaikkien nähtäville. Pian huomasin, että uudet linkit hukkuvat välillä Yammerin tietovirtaan, eikä vanhempia postauksia ole helposti nähtävillä. Isosta tietomassasta on vaikeaa tunnistaa, mikä on tärkeää ja mikä ei.

Toisena kokeiluna hankin kahvitilaan info-TV:n, johon siirsin osan sisäisestä tiedotuksesta. Alun innostuksen jälkeen TV:n katsojamäärät ovat tasaantuneet, sillä kaikki eivät ole ehtineet sitä säännöllisesti seuraamaan. Uudet viestintäalustat tarjoavat mahdollisuuden monikanavaiseen viestintään, mutta viestinnän määrän kasvaessa sen suhteellinen teho laskee, sillä ihmisten vastaanottokyky on rajallinen.

Mikä sitten ratkaisuksi? Määrä ei tässäkään korvaa laatua, vaan vaikuttavan viestinnän perusta on sisällön riittävä suunnittelu, mikä jää kiireessä helposti tekemättä. Kaikista taitavimmat viestijät osaavat herättää kuulijansa mielenkiinnon muotoilemalla asiansa niin houkuttelevaksi ja ymmärrettäväksi, ettei vastaanottaja koe vaivaa viestin sisäistämisestä. Viestin ydin on heti nähtävissä, eikä vastaanottaja joudu tekemään ylimääräistä työtä oleellisen asian löytämisessä. Tässä muutamia oppimiani keinoja oman viestintäni petraamiseen:

1. Tiivistä asiasi ja mieti, mitä oikeastaan haluat sanoa. Jos et osaa vääntää rautalangasta, ei vastaanottaja todennäköisesti ymmärrä pointtiasi, etkä luultavimmin sinä itsekään.

2. Konkretisoi asiasi merkitys heti viestin alussa vastaamalla miksi-kysymykseen. Jos vastaanottaja ei tiedä, miksi viestisi lähetät, on siitä vaikeaa innostua.

3. Viestittäessäsi tiedotusasioita käytä useampaa kanavaa ja toista asiasi, älä siis jätä viestiäsi vain yhden sähköpostin varaan.

4. Anna oman persoonasi näkyä asiallisuuden rajoissa, rennompi tyyli saa tylsänkin asian kuulostamaan innostavammalta.

1 comment

    • markku halonen on 23.10.2019 at 22:22

    Reply

    Luottamus , rehellisyys , kaikkien mielipiteitten huomiointi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista.